1.Introducción

Esta Declaración de Política de Privacidad del Empleado (la “Política de Privacidad”) contiene las políticas, procedimientos y prácticas a seguir por treasure valley gil’s care givers y cualquiera de sus filiales presentes o futuras (la “Empresa”) en relación con la recogida, uso y divulgación de información personal (la “Información Personal”) de una persona identificable (el “Individuo”) que sea un empleado actual, futuro o antiguo de la Empresa.

2.La Empresa reconoce la naturaleza confidencial de la Información Personal a su cargo y es responsable del cumplimiento de sí misma y de sus directores, funcionarios, gerentes, empleados, representantes y agentes, incluyendo consultores y contratistas independientes (el “Personal”) en la protección de esta Información Personal.

3.A efectos de la presente Política de Privacidad, el término “Información Personal” tiene el significado de cualquier información o recopilación de información en cualquier forma, ya sea oral, electrónica o escrita, que pertenezca al individuo, excluyendo la información que esté disponible públicamente en su totalidad. La información personal también incluirá cualquier información disponible públicamente que se combine con información no disponible públicamente.

4.Los datos personales incluyen, entre otros, el nombre, la dirección particular, el número de teléfono particular, la dirección de correo electrónico particular, la información de verificación de identidad, el número de la Seguridad Social, la descripción física, la edad, el sexo, el salario, la educación, la designación profesional, las aficiones y actividades personales, el historial médico, el historial laboral, el historial crediticio, el contenido del currículum vitae, las referencias, las notas de la entrevista, las notas de la evaluación del rendimiento y la información de contacto en caso de emergencia.

5.La información personal no incluirá el cargo comercial de la persona, ni la dirección comercial y la información de contacto cuando se utilice o divulgue con fines de comunicación comercial razonable.

6.La empresa aplicará políticas y procedimientos que den efecto a esta política de privacidad, incluidos procedimientos para proteger y asegurar la información personal, procedimientos para recibir, investigar y resolver reclamaciones, procedimientos para garantizar una formación adecuada del personal en relación con las políticas de privacidad de la empresa y procedimientos para distribuir información nueva y actualizada relativa a la política de privacidad de la empresa.

7.Política de privacidad de la empresa

La Empresa y el Personal respetarán en todo momento la confidencialidad de los Datos Personales puestos a su cuidado. La Empresa se esforzará por garantizar que las políticas que afectan a la recogida, almacenamiento y divulgación de Información Personal reflejen la naturaleza confidencial de la información.

8.La Empresa cumplirá con toda la legislación y normativa aplicable en materia de privacidad vigente ahora y en el futuro relacionada con la protección de la confidencialidad de la Información Personal.

9.Finalidad de la recogida de datos personales

Los datos personales se recopilarán, utilizarán y divulgarán con fines relacionados con la relación laboral del individuo con la empresa, incluidos, entre otros, la administración de la contratación de empleados, las revisiones del rendimiento, la administración de las nóminas de los empleados, la tramitación de las solicitudes de prestaciones de los empleados y con el fin de cumplir toda la legislación laboral y de empleo aplicable.

10.La Empresa documentará los fines para los que se recogen los Datos Personales. La información personal sólo se utilizará para el fin o fines declarados para los que se recogió originalmente. Los fines para los que se recoge la Información Personal se identificarán oralmente o por escrito a la Persona antes de recogerla. La persona que recoja la información podrá explicar la finalidad en el momento en que se recoja la información.

11.La Empresa podrá utilizar los Datos Personales para un fin distinto del inicialmente establecido cuando el nuevo fin sea exigido por ley o cuando la Empresa haya obtenido el consentimiento por escrito de la Persona afectada para cada nuevo fin.

12.Conocimiento y consentimiento

Se requiere el conocimiento y consentimiento de la persona afectada para la recopilación, uso y divulgación de toda la información personal, salvo las excepciones indicadas en otra parte de la declaración de política de privacidad.

13.El consentimiento no se obtendrá mediante engaño o tergiversación.

14.Todo uso o divulgación de Datos Personales se ajustará a las expectativas razonables de la Persona.

15.Sin perjuicio de las obligaciones legales y contractuales, una persona puede retirar su consentimiento con un preaviso razonable.

16.Legislación y reglamentación

Cuando la empresa tiene personas que viven y trabajan en diferentes jurisdicciones, los derechos y obligaciones específicos de las personas pueden variar de una jurisdicción a otra.

17.La Empresa está sujeta a la legislación sobre privacidad de todas las jurisdicciones en las que opera. Si algún término, pacto, condición o disposición de esta Política de Privacidad es considerado por un tribunal de jurisdicción competente como inválido, nulo o inaplicable, es la intención de esta Política de Privacidad que el alcance de los derechos y obligaciones de la Política de Privacidad se reduzca sólo para la jurisdicción afectada y sólo en la medida que se considere necesario en virtud de las leyes de la jurisdicción local para hacer la disposición razonable y aplicable y el resto de las disposiciones de la declaración de la Política de Privacidad de ninguna manera se verán afectadas, perjudicadas o invalidadas como resultado.

18.Cuando esta Política de Privacidad proporcione mayores derechos y protecciones a la Persona que la legislación vigente disponible, prevalecerán los términos de esta Política de Privacidad siempre que lo permita la ley.

19.Ámbito de aplicación

Los derechos y obligaciones descritos en esta Política de Privacidad se aplicarán a todas las Personas. La Empresa y el Personal deberán cumplir las políticas, procedimientos y prácticas descritos en la Política de Privacidad.

20.Recogida de información personal

El tipo y la cantidad de Datos Personales recogidos por la Empresa se limitarán al mínimo necesario para cumplir fines comerciales razonables. La información personal no se recopilará de forma maliciosa, indiscriminada o sin un propósito comercial razonable.

21.La información personal se recopilará utilizando medios justos y legales.

22.Acceso de representantes autorizados de la empresa

Toda la información personal se divulgará internamente sólo cuando sea necesario. En el curso de las prácticas comerciales normales y razonables, la empresa tiene la política de conceder a los representantes designados de la empresa acceso a los archivos de información personal. Este acceso no excederá de lo necesario para llevar a cabo la función comercial específica del representante de la empresa ni el propósito para el que se recopiló originalmente la información.

23.Exactitud de la información personal

La Empresa se esforzará por garantizar que toda la Información Personal recopilada sea precisa y validada utilizando prácticas y procedimientos empresariales razonables. La Empresa también se compromete a garantizar que la Información Personal siga siendo exacta para el fin para el que fue recopilada.

24.Derechos de acceso y rectificación

La Empresa hará todo lo razonablemente posible para garantizar que la Información Personal sea en todo momento completa y exacta para su finalidad declarada.

25.Toda persona podrá solicitar el acceso a sus datos personales presentando una solicitud por escrito, junto con una prueba de identidad adecuada, a un encargado de personal autorizado. Cuando la solicitud se haga en persona, el requisito de prueba de identidad quedará a discreción del funcionario de personal. Se proporcionará a la persona una copia de toda la información disponible que no esté sujeta a restricciones, tal como se describe en la presente política de privacidad. La Empresa podrá optar por facilitar información médica sensible (la “Información Médica”) a través de un médico colegiado. Toda la Información Personal y la Información Médica se proporcionará sin coste alguno o a un coste mínimo que no sea prohibitivo.

26.La empresa también proporcionará un resumen específico de cómo se ha utilizado la información personal y a quién se ha revelado. Cuando no se disponga de una relación detallada de la divulgación, la Empresa facilitará una lista de las organizaciones a las que se haya podido divulgar la Información Personal.

27.La información personal revelada a una persona debe presentarse de forma razonable y comprensible. Cuando el significado de la información no esté claro, se facilitarán traducciones y explicaciones sin coste adicional.

28.Cuando una persona sospeche que existe un error en sus datos personales, podrá solicitar por escrito su corrección. Dicha solicitud deberá incluir toda la información pertinente que justifique el error y describir la corrección que debe efectuarse. La Empresa hará todos los esfuerzos razonables para atender cualquier solicitud de corrección.

29.Cuando el individuo demuestre con éxito un error en su información personal, la empresa hará las correcciones oportunas. Cualquier modificación, adición o supresión de la Información Personal del Individuo será realizada únicamente por un funcionario autorizado.

30.Cuando una solicitud de rectificación no prospere, la empresa registrará y conservará los detalles y las pruebas justificativas de la solicitud.

31.La Empresa se esforzará por responder con prontitud a cualquier solicitud razonable de divulgación y corrección realizada por un Individuo para garantizar la exactitud continua de la Información Personal.

32.En algunos casos, la empresa puede verse obligada a limitar el acceso a los datos personales debido a requisitos legales o reglamentarios. No obstante, en todos los casos, la empresa hará todo lo razonablemente posible para satisfacer la solicitud de acceso y corrección de la persona en la medida en que lo permita la ley o la normativa.

33.La Empresa podrá denegar el acceso a partes de los Datos Personales de una Persona cuando se descubra que contienen Datos Personales pertenecientes a otra Persona.

34.Uso y divulgación de la información personal

La Empresa y el Personal mantendrán la confidencialidad de toda la Información Personal bajo su control, excepto cuando se den una o más de las siguientes condiciones

1. Cuando la persona objeto de la divulgación haya dado su consentimiento por escrito;
2. cuando la divulgación esté de acuerdo con los fines para los que se recogieron originalmente los Datos Personales;
3. cuando la divulgación tenga por objeto proporcionar referencias laborales a posibles empleadores y cuando los Datos Personales divulgados se limiten a la información que se considere razonablemente necesaria para proporcionar referencias laborales;
4. cuando la empresa esté autorizada o esté obligada a hacerlo por la legislación o la normativa aplicable;
5. cuando la divulgación se dirija a proveedores de prestaciones sanitarias y cuando la finalidad de la divulgación esté en consonancia con los fines para los que se recogieron originalmente los Datos Personales;
6. cuando la divulgación sea requerida por representantes gubernamentales autorizados que estén actuando para hacer cumplir cualquier ley federal o estatal o llevando a cabo una investigación relacionada con la aplicación de cualquier ley federal o estatal o recopilando información con el fin de hacer cumplir cualquier ley federal o estatal;
7. cuando la empresa esté obligada a cumplir órdenes judiciales válidas, mandatos o citaciones u otros procesos legales válidos y en caso de emergencia para proteger la seguridad física de cualquier persona o grupo de personas.

35.Registro de divulgación

La empresa tomará las medidas razonables para mantener un registro de transacciones de divulgación que registre con precisión todos los usos, correcciones, adiciones, supresiones y divulgaciones, incluidos los nombres de todas las partes que permiten la transacción. Cuando los datos personales del interesado se comuniquen a cualquier persona u organización, se registrará el nombre de la persona u organización a la que se comuniquen los datos personales, junto con una descripción razonablemente exhaustiva de la finalidad de la comunicación.

36.Información médica

Cuando se recopile Información Médica relativa a una Persona, la Empresa almacenará y asegurará toda la Información Médica con un mayor nivel de protección y en un lugar separado de la Información Personal. El acceso a la Información Médica estará restringido al personal de la Empresa (el “Personal de Información Médica”) específicamente seleccionado para esta tarea. La empresa tomará todas las precauciones razonables en la selección del personal de información médica, reconociendo la extrema sensibilidad y confidencialidad de toda la información médica.

37.En todos los casos, cualquier divulgación de Información Médica por parte de la Empresa a cualquier tercero u organismo requerirá el consentimiento por escrito del Individuo afectado para cada instancia.

38.Propiedad de la información personal

Todos los Datos Personales recogidos por la Empresa en cumplimiento de esta Política de Privacidad son registros comerciales de la

39.Conservación y eliminación de datos personales

La empresa conservará toda la información personal recopilada durante el periodo de empleo activo de la persona, así como durante el periodo posterior al empleo, únicamente mientras la información personal sea necesaria para cumplir su propósito original o según lo disponga la legislación o normativa aplicable.

40.La información personal que ya no sea necesaria para los fines establecidos será destruida, borrada o convertida en anónima.

41.La Empresa garantizará que todas las prácticas y procedimientos relativos a la eliminación de Información Personal respeten la política fundamental de confidencialidad. Todos los procedimientos de eliminación de Información Personal, incluida la eliminación de dispositivos informáticos de almacenamiento de datos, garantizarán la destrucción completa de la Información Personal, de modo que no haya riesgo de divulgación posterior no autorizada de Información Personal.

42.Personas fallecidas

Los derechos y protecciones de las Políticas de Privacidad de la Empresa se extenderán a las Personas fallecidas.

43.Seguridad

La empresa tomará y aplicará todas las medidas de seguridad razonables adecuadas a la sensibilidad de la información para garantizar que toda la información personal de cada persona esté protegida contra cualquier forma de uso no autorizado, incluyendo, entre otros, la divulgación accidental o malintencionada, el acceso no autorizado, la modificación no autorizada, la duplicación no autorizada o el robo.

44.Los métodos de seguridad incluirán, entre otros, los siguientes:

a. seguridad física, incluidos archivadores cerrados con llave y oficinas de acceso seguro;

b. la seguridad de la organización, incluidas las autorizaciones de seguridad y el acceso limitado en función de la “necesidad de conocer”, y

c. seguridad tecnológica, incluidas contraseñas y cifrado.

45.La Empresa educará e informará a todo el Personal sobre la Política de Privacidad y los procedimientos relacionados y sobre la importancia de la confidencialidad de la Información Personal y supervisará el cumplimiento de la Política de Privacidad y podrá observar e investigar las prácticas de gestión de la información de todo el Personal que tenga a su cargo Información Personal.

46.Conocimiento de divulgación no autorizada

La empresa se toma muy en serio la seguridad de los datos personales. Cualquier miembro del personal que tenga conocimiento de una divulgación no autorizada inminente, ya sea intencionada o no, y que no actúe para evitar la infracción no autorizada será objeto de las sanciones descritas en la sección de Cumplimiento de este documento, incluido el despido inmediato del miembro del personal infractor.

47.Ejecución

Todo el personal que tenga a su cargo Datos Personales deberá cumplir las políticas, procedimientos y prácticas descritos en la Política de Privacidad. El incumplimiento de cualquier término o condición de la presente Política de Privacidad, ya sea intencionado o no, incluida la divulgación no autorizada de Datos Personales, es motivo de acción disciplinaria, incluido el despido inmediato de todo el personal responsable. Cualquier incumplimiento de cualquier término o condición de esta Política de Privacidad, ya sea intencionado o no, es motivo de despido con causa.

48.Cumplimiento de la política de privacidad

La empresa dispondrá de un procedimiento que permita a los particulares impugnar el cumplimiento de esta política de privacidad por parte de la empresa. La empresa también dispondrá de procedimientos para responder con prontitud a las impugnaciones del cumplimiento de la política de privacidad.

49.La Empresa hará todos los esfuerzos razonables para investigar y responder a las impugnaciones de cumplimiento relacionadas con esta Política de Privacidad. Cuando una impugnación esté bien fundada, la Empresa tomará medidas para corregir cualquier problema pendiente, incluida la modificación de la Política de Privacidad y los procedimientos relacionados.

50.Arbitraje

En caso de que surja una disputa en relación con esta Política de Privacidad, las partes intentarán resolverla en primer lugar mediante una consulta amistosa.

51.Si el litigio no se resuelve en un plazo razonable, todas o algunas de las cuestiones pendientes podrán someterse a un arbitraje definitivo y vinculante de conformidad con la legislación del Estado de Idaho. El laudo arbitral será definitivo y cualquier tribunal competente del Estado de Idaho podrá dictar sentencia en virtud del mismo.